A menudo pensamos en la gestión de proyectos como un concepto moderno; una “palabra de moda” que resume nuestra obsesión del siglo XXI por la eficiencia y la organización.
Pero si lo reduce a lo básico, la esencia de la gestión eficaz de proyectos ha existido desde siempre.
Solo necesitamos algunos de los logros técnicos más antiguos y más grandes del mundo. Tome la Gran Pirámide de Giza, por ejemplo. La más antigua y más grande de las tres pirámides del complejo piramidal de Giza que limita con la actual Giza en el Gran Cairo, fue construida hace más de 4.500 años y, sin embargo, permanece prácticamente intacta.
Sobre el Autor
Este artículo está escrito por Adam Hayes de Project.co
La fascinación popular todavía abunda sobre cómo se completó una estructura tan enorme, no solo construida, sino construida para resistir el paso de miles de años. Y se han presentado todas las explicaciones imaginables, incluidas las extravagantes teorías de conspiración alienígena y gigantes, entre otras.
En realidad, por supuesto, las pirámides fueron construidas por personas: una empresa gigantesca en la que los trabajadores (generalmente vistos como agricultores egipcios que no pueden cuidar su tierra debido a las inclemencias del tiempo) deberían haberse comunicado de manera transparente. , establezca plazos y gestione su carga de trabajo con una organización afilada como una navaja.
Los jefes deberían haber identificado cuellos de botella y recursos para garantizar que las cosas continúen a un ritmo rápido y sin demoras. Los materiales deben estar listos en el momento adecuado para que las personas adecuadas puedan colocarlos en el lugar adecuado. Y cada persona debe tener su propia parte en este proceso.
Ciertamente no habrían hablado de gestión de proyectos. Pero entonces, como ahora, los mismos principios guiaron el éxito de toda la empresa.
Y cuando lo desmantelas todo, esencialmente los mismos fundamentos gobiernan el éxito (o el fracaso) de cada proyecto, antes, desde y en el futuro.
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(Crédito de la imagen: Crédito de la imagen: Pixabay / Pexels)
¿Qué es la gestión de proyectos?
Entonces, ¿qué es la gestión de proyectos? Se ha convertido en una pregunta sorprendentemente difícil de responder, ya que se ha agregado una complejidad innecesaria a lo largo de los años.
En realidad, la gestión de proyectos se ha convertido en un término increíblemente amplio con muchas definiciones estériles y sin sentido por parte de la dirección. Parece tener su propio idioma, con muchas palabras, pero sin mucho significado.
Volviendo a lo básico, el diccionario define "proyecto" como "una empresa individual o colaborativa cuidadosamente planificada para lograr un objetivo en particular", mientras que "administración" se define como "el proceso de administrar o controlar cosas. o personas ”.
Al ponerlos juntos, quizás podríamos definir la gestión de proyectos como el proceso de administrar o controlar cosas o personas, involucrados en un esfuerzo individual o colaborativo cuidadosamente planeado para lograr un objetivo en particular.
O, para simplificarlo aún más, para darnos la comprensión más clara posible de lo que es la gestión de proyectos: "Gestionar equipos e individuos para ayudarles a alcanzar un objetivo establecido".
Pero, para ir más allá, sugeriría que la "gestión de proyectos" es, junto con todo lo anterior, una metodología para gestionar sus proyectos que marca la diferencia entre el éxito y el fracaso.
Ya sea que esté creando un video, creando un sitio web, ejecutando una campaña de marketing o, de hecho, construyendo una pirámide de 139 metros de altura para albergar los restos de un faraón muerto. - La gestión de proyectos es un puñado de ideas muy pequeñas, simples pero increíblemente poderosas que mantienen las cosas organizadas, encaminadas y maximizan las posibilidades de éxito.
Estas simples ideas son:
- Comunicación de información importante
- Organización de cargas de trabajo, capacidades y recursos de personas y equipos
- Gestión de tiempo y tareas
- Evaluación continua del progreso, combinado con ...
- Agilidad y capacidad para cambiar de dirección en el camino.
En otras palabras, la gestión de proyectos se trata de responder preguntas simples y luego asegurarse de que se hagan las tres. ¿Qué? ¿Cuando? ¿Y cómo?
¿Cómo está evolucionando la gestión de proyectos en 2021?
Entonces, como hemos establecido, la gestión de proyectos no es un término particularmente nuevo y, de hecho, ha sido una opción profesional popular, y la industria por derecho propio, durante muchos años.
Un vistazo rápido a Tendencias de Google revela que el interés en el tema ha sido constantemente alto durante la última década.
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(Crédito de la imagen: Project.co)
Normalmente, la gestión de proyectos se ha ocupado de la entrega de proyectos "grandes", especialmente la construcción y el software, en los que se emplea específicamente a personas y equipos para "gestionar el proyecto". Y no es de extrañar cuando hay mucha gente, grandes sumas de dinero y enormes limitaciones de tiempo.
Pero cada vez más, hoy en día, se adoptan metodologías y técnicas similares para gestionar proyectos mucho más pequeños. Nuevamente, encontramos que se necesita un enfoque adicional en la gestión de proyectos en todas las industrias, productos y servicios.
Pero, ¿por qué sería ese el caso ahora, en la década de 2020? ¿Pensaría que, más que nunca, los proyectos se ejecutarían esencialmente solos, con toda la tecnología y los beneficios que hemos acumulado en los últimos años?
Contrariamente a la intuición, en muchos sentidos, la aparición de la tecnología es exactamente lo que ha creado un campo minado para las empresas. Con más herramientas de software disponibles para que las personas se comuniquen y administren su trabajo, hay más opciones. Con más opciones, hay menos consistencia. Y con menos consistencia, hay inconsistencia y desorganización.
Las estadísticas lo confirman. Los estudios sugieren que, casi por unanimidad, el 96% de las personas piensa que las empresas con las que tratan podrían mejorar en comunicación y gestión de proyectos, mientras que solo el 17% de las personas piensa que su negocio es extremadamente bien organizado, y el 8% dice que es "pobre". '
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(Crédito de la imagen: Project.co)
Al explorar experiencias individuales específicas, casi tres cuartas partes de las personas lucharon por encontrar archivos de proyectos que se compartieron de forma privada con otras personas, mientras que el 63% de las personas se perdieron un mensaje o información importante que fue a la bandeja de entrada de un colega. mientras este colega estaba fuera.
En el contexto de las expectativas de los clientes extremadamente altas, donde los clientes esperan una experiencia perfecta y conectada, las empresas se encuentran bajo una inmensa presión y, a menudo, no cumplen.
Agregue una buena dosis de trabajo remoto, que ya es una tendencia en aumento pero empeorada por la pandemia global de 2020, y las empresas realmente están luchando por cumplir el objetivo de éxito escalable y repetible entre personas, equipos y personas. proyectos.
La gestión de proyectos, entonces, una versión redefinida y simplificada, necesita desesperadamente emerger como el antídoto para este caos moderno: una `` solución por supuesto '' de los métodos de trabajo individuales para algo más universal y efectivo en organizaciones.
Se trata de tomar proyectos desde el principio, centrándose en los objetivos y requisitos del proyecto. Se trata de dividir esos requisitos en pasos individuales a seguir y cuándo: asignar esas tareas a las personas, asegurarse de que se completen a tiempo y reaccionar lo antes posible si las cosas comienzan a fallar. Y se trata de gestionar ese proceso hasta el final, con control de calidad en todo momento.
5 pasos para una gestión de proyectos eficaz
Entonces, con todo lo dicho, la gestión de proyectos en 2021 se puede reducir a 5 pasos esenciales: las mejores prácticas por las que luchar, que, si se siguen correctamente, garantizan la ejecución exitosa de casi cualquier proyecto, grande o pequeño. .
1). El establecimiento de metas
Los mejores proyectos están claramente definidos desde el principio, como establecer un destino en un sistema GPS. Se trata de definir desde dónde empiezas, a dónde debes ir y cuándo. Cuanto más pueda aclarar esa visión desde el principio, a través de especificaciones, documentación, visualización y más, mejor.
2). Sistematizar procesos
Hablamos mucho sobre la repetibilidad en los negocios, y básicamente comienza con dividir todo el proyecto en "pasos" que serán necesarios.
Por ejemplo, si está creando un video de marketing, debe escribir un guión; crear los gráficos; animar o filmar el video; agregue música y una voz en off. Cada uno de ellos sería un proceso a sistematizar, con sus propios elementos repetibles, para que se repitiera una y otra vez.
Crear un plan claro sobre cómo operarán sus proyectos es un paso importante que agrega un valor tremendo a su negocio. Claramente, no hay dos proyectos exactamente iguales, pero si ha definido claramente las “fases” en su proceso, puede trazarlo y simplemente cambiar sus líneas de tiempo.
La sistematización de esta manera brinda a los gerentes y líderes una visión general clara de hacia dónde van las cosas y les ayuda a pronosticar la carga de trabajo, identificar problemas de recursos y cuellos de botella para que 'pueden adaptarse a lo largo del camino.
3). la comunicación
Puede que sea el número 3 de la lista, pero puede que sea el más importante. La comunicación de información importante, tanto con los clientes como con su equipo interno, no es negociable para una gestión de proyectos eficaz.
Hay problemas reales (algunos de los cuales mencioné anteriormente) con la información en silos que no se comparte de manera centralizada. Muchas personas optan por utilizar el correo electrónico como la herramienta de comunicación preferida, lo que tiene sus ventajas, pero mucha información pasa por alto y es inaccesible para las personas que trabajan en un proyecto.
Si es posible, la comunicación debe ser abierta: los mensajes deben estar disponibles para su revisión durante todo el proyecto por cualquier persona que necesite verlos.
Por tanto, es muy importante utilizar un conjunto coherente de herramientas, asegurando que todas las comunicaciones tengan una ubicación coherente y se puedan encontrar fácilmente.
4). Transparencia
Otro factor crucial es la visibilidad. Si todos saben lo que están haciendo otras personas, mejorará su propia comprensión de su propio rol y construirá vínculos y comprensión sólidos dentro de su equipo. Ayuda a crear un sentido de propósito y conexión que es invaluable.
5). software
Nuevamente, es 2021 y eso significa que hay muchas opciones disponibles, para la comunicación, para la gestión de tareas, para las listas de tareas, para compartir archivos, para el seguimiento del tiempo y todo. el resto. Todos tendrán sus propias preferencias, pero es importante tratar de limitar esa elección y asegurarse de que a) existen herramientas claramente definidas para trabajar en un proyecto, yb) existe una fuerte aceptación colectiva del proyecto. uso de esta herramienta en todo su equipo.